Windykacja · Obsługa firm

Koszty windykacji ponad 40 euro — czy da się odzyskać

Zleciłeś odzyskanie faktury na zewnątrz i zapłaciłeś za to więcej, niż wynosi ustawowa rekompensata. Pytanie brzmi: czy różnicę pokryje dłużnik, czy zostaje po Twojej stronie. Odpowiedź jest w drugim ustępie przepisu, o którym poradniki zwykle milczą.

adwokat Kamil Janko · Windykacja · ~10 min czytania · Aktualizacja: 20 sierpnia 2026

Krótka odpowiedź

Tak — poza ryczałtem 40, 70 albo 100 euro możesz żądać zwrotu kosztów odzyskiwania należności, które ten ryczałt przewyższają. Warunek jest jeden, ale twardy: koszty muszą być rzeczywiście poniesione, celowe i w uzasadnionej wysokości (art. 10 ust. 2 ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych). Ryczałt dostajesz bez dowodów. Nadwyżkę — wyłącznie z dokumentami. I to jest cała różnica między jednym a drugim roszczeniem.

Trzy progi rekompensaty: 40, 70 i 100 euro

Od 1 stycznia 2020 r. rekompensata nie jest już jedną kwotą. Progi zależą od wartości świadczenia pieniężnego, czyli od kwoty konkretnej faktury, a nie od całego zadłużenia kontrahenta:

1. 40 euro — gdy wartość świadczenia pieniężnego nie przekracza 5 000 zł;
2. 70 euro — gdy wartość świadczenia jest wyższa niż 5 000 zł, ale niższa niż 50 000 zł;
3. 100 euro — gdy wartość świadczenia jest równa lub wyższa od 50 000 zł.

Uprawnienie powstaje z dniem nabycia prawa do odsetek za opóźnienie w transakcjach handlowych i przysługuje bez wezwania dłużnika. Nie musisz wcześniej pisać monitu, nie musisz zapowiadać, że rekompensatę naliczysz, nie musisz też wykazywać, że cokolwiek Cię windykacja kosztowała. Sąd Najwyższy przesądził to jednoznacznie (uchwała III CZP 94/15).

Euro przeliczasz na złote po średnim kursie NBP z ostatniego dnia roboczego miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym świadczenie pieniężne stało się wymagalne (art. 10 ust. 1a). Nie po kursie z dnia zapłaty, nie z dnia wezwania i nie z dnia złożenia pozwu. Przy portfelu faktur z kilku miesięcy oznacza to, że każda pozycja może mieć własny kurs — i tak trzeba to wyliczyć w zestawieniu.

Rekompensata od każdej transakcji, nie raz od umowy

Rekompensata przysługuje od każdej niezapłaconej w terminie transakcji handlowej odrębnie, a nie raz od całej umowy. Jedna umowa ramowa i sto wystawionych na jej podstawie faktur to sto transakcji handlowych, a nie jedna. Każde kolejne opóźnienie rodzi własne roszczenie o ryczałt.

„Mam sto faktur od jednego klienta" — temu zdaniu zwykle towarzyszy założenie, że rekompensata należy się raz. Nie należy. Trybunał Sprawiedliwości UE rozstrzygnął to w polskiej sprawie: każda dostawa lub usługa realizowana w ramach jednej umowy jest odrębną transakcją handlową, a kumulacja opóźnień nie może prowadzić do ograniczenia wierzyciela do jednej kwoty ryczałtu (C-419/21).

Przykład liczbowy. Kontrahent nie zapłacił w terminie 40 faktur z jednej umowy ramowej:

• 20 faktur po 3 000 zł → próg 40 euro → 800 euro,
• 15 faktur po 12 000 zł → próg 70 euro → 1 050 euro,
• 5 faktur po 60 000 zł → próg 100 euro → 500 euro.

Razem 2 350 euro samego ryczałtu, obok należności głównej i odsetek. Każdą pozycję przeliczasz po kursie właściwym dla miesiąca wymagalności danej faktury. Przy błędnym założeniu „jedna umowa — jedna rekompensata" w pozwie znalazłoby się 100 euro. To jest ta różnica, dla której warto poświęcić godzinę na zestawienie.

Nadwyżka ponad rekompensatę — co wolno doliczyć

Ryczałt nie jest limitem odpowiedzialności dłużnika. Oprócz jego kwoty przysługuje Ci zwrot poniesionych kosztów odzyskiwania należności przewyższających tę kwotę, w uzasadnionej wysokości (art. 10 ust. 2). Konstrukcja jest różnicowa: pierwsze 40, 70 czy 100 euro pokrywa ryczałt, a przedmiotem drugiego roszczenia jest to, co ponad.

Co realnie mieści się w tym pojęciu:

• Wynagrodzenie firmy windykacyjnej, w tym prowizja liczona procentowo od kwoty odzyskanej. Sąd Najwyższy przesądził, że celowe koszty windykacji przewyższające równowartość 40 euro wchodzą w skład kosztów odzyskania należności z art. 10 ust. 2 (uchwała III CZP 48/19). W tej samej uchwale potwierdzono jednak, że sąd może te koszty miarkować.
• Koszty przedsądowej pomocy prawnej — wezwania do zapłaty, analiza umowy, negocjacje ugodowe, obsługa zgłoszenia wierzytelności. Trybunał uznał, że wynagrodzenie prawnika mieści się w pojęciu kosztów odzyskiwania należności, z zastrzeżeniem kryterium rozsądności: koszty nie mogą być nadmiernie wygórowane w świetle całokształtu okoliczności sprawy.
• Udokumentowane koszty zewnętrznych czynności związanych z konkretną wierzytelnością — o ile potrafisz wykazać, po co zostały poniesione.

Czego w praktyce tą drogą nie odzyskasz. Kosztów zastępstwa procesowego w sprawie, którą właśnie prowadzisz, sąd co do zasady nie zasądza jako roszczenia materialnoprawnego z art. 10 ust. 2 — rozlicza je w orzeczeniu o kosztach procesu według reguł Kodeksu postępowania cywilnego. Kwestia jest sporna, a orzecznictwo sądów okręgowych nie jest jednolite. Bezpieczniejsza konstrukcja pozwu to rozdzielenie: koszty przedsądowe jako roszczenie z art. 10 ust. 2, koszty procesu — w spisie kosztów.

Trudne do obrony jest też „przeliczenie" pracy własnej księgowości na pieniądze. Przepis mówi o kosztach poniesionych, a spór o to, ile kosztowało dziesięć telefonów pracownika, przegrywa się na etapie dowodowym.

Co musisz udowodnić, żeby sąd zasądził więcej niż ryczałt

Sąd bada trzy przesłanki osobno: koszt musi być poniesiony, celowy i w uzasadnionej wysokości. „Przecież i tak nie udowodnię" — udowodnisz, jeśli dokumenty zbierzesz od razu, a nie rok później:

1. Umowa lub zlecenie z kancelarią albo firmą windykacyjną — z datą zawarcia po powstaniu opóźnienia, z opisem zakresu czynności i sposobu wynagrodzenia.
2. Faktura za usługę windykacyjną i osobno dowód zapłaty — przelew. „Poniesione" znaczy faktycznie zapłacone, sama faktura bywa kwestionowana.
3. Zestawienie czynności — wezwania, monity, rozmowy, negocjacje, z datą każdej czynności i przypisaniem do konkretnych faktur.
4. Korespondencja z dłużnikiem — wezwania z dowodami nadania, e-maile, odpowiedzi, propozycje ugody. To ona pokazuje, że działania miały sens.
5. Uzasadnienie celowości — dlaczego windykacja zewnętrzna, a nie własne działania: brak działu windykacji, wcześniejsze bezskuteczne monity, skala portfela, potrzeba szybkiej reakcji.
6. Uzasadnienie wysokości — odniesienie prowizji do stawek rynkowych dla danego typu wierzytelności i proporcji do kwoty głównej. To argument, który najczęściej ratuje roszczenie przed miarkowaniem.
7. Rozdzielone wyliczenie — osobno ryczałt z ust. 1 (kurs NBP i data wymagalności każdej faktury), osobno nadwyżka z ust. 2.
8. Weryfikacja potrąceń — sprawdź, czy dłużnik nie złożył oświadczenia o potrąceniu. Skuteczne potrącenie o skutku wstecznym może zniweczyć roszczenie o odsetki i o koszty odzyskiwania należności za okres po dniu, w którym potrącenie stało się możliwe.

Co powiedział TSUE i o co toczy się spór teraz

Polska ustawa wdraża art. 6 dyrektywy 2011/7/UE, więc orzecznictwo Trybunału Sprawiedliwości UE przekłada się wprost na to, co napiszesz w pozwie. Cztery rozstrzygnięcia są użytkowe:

Osobno trzeba odnotować orzeczenie z 18 grudnia 2025 r. (C-481/24): dyrektywa nie sprzeciwia się regulacji krajowej, w której skuteczne potrącenie o skutku wstecznym znosi odsetki i koszty odzyskiwania należności za okres po dniu, w którym potrącenie stało się możliwe. Odsetki naliczone do tego dnia i rekompensatę za poniesione do tego dnia koszty wierzyciel musi natomiast otrzymać. Wniosek: oświadczenia dłużnika o potrąceniu sprawdzaj na początku, a nie dopiero po sprzeciwie.

Jak naliczyć rekompensatę w wezwaniu i w pozwie

Kolejność czynności, która oszczędza późniejszych pytań sądu:

1. Ustal datę wymagalności każdej faktury i sprawdź, czy powstało prawo do odsetek za opóźnienie w transakcjach handlowych. Od tego dnia liczy się też rekompensata.
2. Przypisz próg — 40, 70 albo 100 euro — według wartości świadczenia z danej faktury, osobno dla każdej pozycji.
3. Pobierz kurs — średni kurs NBP z ostatniego dnia roboczego miesiąca poprzedzającego miesiąc wymagalności. Zapisz tabelę i datę kursu; to pozwala sądowi zweryfikować wyliczenie bez wzywania do uzupełnienia.
4. Zbuduj zestawienie: numer faktury, kwota, termin zapłaty, data wymagalności, próg, kurs, kwota w złotych. Suma z tej kolumny to Twoje roszczenie z ust. 1.
5. Dolicz nadwyżkę z ust. 2 — koszty faktycznie zapłacone, pomniejszone o kwotę ryczałtu, z opisem czynności, których dotyczyły.
6. W wezwaniu wskaż obie kwoty osobno, z podstawą prawną i terminem zapłaty. Rekompensata należy się bez wezwania, ale wezwanie porządkuje sprawę i bywa punktem wyjścia do ugody.
7. W pozwie ujmij należność główną, odsetki, ryczałt i nadwyżkę jako odrębne pozycje żądania, a zestawienie faktur załącz jako dowód. Przy dużej liczbie faktur rozważ, czy sprawa nadaje się do postępowania upominawczego w EPU, czy do zwykłego pozwu o zapłatę.

Gdy dłużnik jest już w restrukturyzacji albo w upadłości, kolejność działań jest inna: roszczenia trafiają do układu lub na listę wierzytelności. Odrębny tor to zajęcie rachunku bankowego w egzekucji.

Mity o rekompensacie 40 euro

• Mit: rekompensata to zawsze 40 euro. Jak jest naprawdę: od 1 stycznia 2020 r. progi są trzy — 40, 70 i 100 euro, zależnie od wartości świadczenia.
• Mit: zakaz sprzedaży roszczenia o rekompensatę wynika z art. 10 ust. 3. Jak jest naprawdę: zakaz zbycia jest w art. 10 ust. 4. Ust. 3 mówi o tym, że uprawnienie przysługuje od transakcji handlowej. Zakaz cesji nie obejmuje przy tym roszczenia o koszty z ust. 2.
• Mit: trzeba udowodnić, że poniosło się koszty windykacji. Jak jest naprawdę: przy ryczałcie z ust. 1 nie trzeba niczego wykazywać. Przy nadwyżce z ust. 2 — trzeba wszystkiego.
• Mit: od jednej umowy ramowej należy się jedna rekompensata. Jak jest naprawdę: każda opóźniona faktura to odrębna transakcja handlowa i odrębne roszczenie.
• Mit: najpierw trzeba wezwać dłużnika do zapłaty rekompensaty. Jak jest naprawdę: ustawa mówi wprost „bez wezwania".
• Mit: sąd nie może obniżyć kosztów windykacji. Jak jest naprawdę: może je miarkować, jeśli uzna je za wygórowane wobec stawek rynkowych.
• Mit: rekompensatę doliczę też klientowi indywidualnemu. Jak jest naprawdę: ustawa dotyczy transakcji handlowych między przedsiębiorcami i z podmiotami publicznymi, nie relacji z konsumentem.

Koszty windykacji w pytaniach

Kiedy przysługuje 40, kiedy 70, a kiedy 100 euro rekompensaty?

Decyduje wartość świadczenia pieniężnego z danej transakcji. Do 5 000 zł — 40 euro. Powyżej 5 000 zł, ale poniżej 50 000 zł — 70 euro. Równo 50 000 zł lub więcej — 100 euro. Próg ustala się osobno dla każdej faktury, a nie dla sumy zadłużenia kontrahenta.

Czy rekompensata należy się od każdej faktury osobno?

Tak. Każda dostawa lub usługa rozliczona odrębną fakturą jest odrębną transakcją handlową, także wtedy, gdy wszystkie wynikają z jednej umowy ramowej. Potwierdza to orzecznictwo TSUE w sprawach polskiej i hiszpańskiej. Przy świadczeniu spełnianym w częściach rekompensata przysługuje w stosunku do każdej niezapłaconej części.

Czy mogę żądać kosztów obsługi prawnej ponad kwotę rekompensaty?

Tak, jeżeli koszty zostały faktycznie poniesione, były celowe i mieszczą się w uzasadnionej wysokości (art. 10 ust. 2). Dotyczy to zwłaszcza kosztów przedsądowych i wynagrodzenia firmy windykacyjnej, w tym prowizji od kwoty odzyskanej. Sąd może jednak taką kwotę obniżyć, a koszty zastępstwa w toczącym się procesie rozlicza zwykle w orzeczeniu o kosztach procesu.

Czy trzeba wezwać dłużnika do zapłaty, żeby naliczyć rekompensatę?

Nie. Ryczałt przysługuje bez wezwania, od dnia nabycia prawa do odsetek za opóźnienie w transakcji handlowej. Wezwanie nie jest warunkiem roszczenia, ale porządkuje sprawę i bywa przydatne dowodowo przy dochodzeniu kosztów ponad ryczałt.

Po jakim kursie przeliczyć euro na złote?

Po średnim kursie euro ogłoszonym przez NBP ostatniego dnia roboczego miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym świadczenie pieniężne stało się wymagalne (art. 10 ust. 1a). Nie stosuje się kursu z dnia zapłaty ani z dnia wniesienia pozwu. Przy fakturach wymagalnych w różnych miesiącach każda pozycja ma własny kurs.

Artykuł ma charakter informacyjny i przedstawia stan prawny na dzień 20 sierpnia 2026 r. Nie stanowi porady prawnej ani opinii w indywidualnej sprawie. Ocena konkretnej sytuacji wymaga analizy dokumentów przez adwokata.