Polnischer Kunde zahlt nicht – was deutsche Unternehmen jetzt tun sollten

Schritt 1: Schuldner in den polnischen Registern prüfen

Polnische Register sind online und kostenlos zugänglich:

• KRS (Krajowy Rejestr Sądowy, Handelsregister): Rechtsform, Vertretungsberechtigte, Stammkapital, eingereichte Jahresabschlüsse und Hinweise auf Liquidation.
• KRZ (Krajowy Rejestr Zadłużonych, Schuldnerregister): laufende Insolvenz- und Restrukturierungsverfahren. Ein Eintrag hier ändert alles, denn dann gelten Anmelde- und Abstimmungsfristen.
• „Weiße Liste“ der Umsatzsteuerzahler (Biała lista): VAT-Status und gemeldete Bankkonten. Das ist nützlich für eine spätere Kontopfändung.
• CRBR: wirtschaftlich Berechtigte.

Schritt 2: Anwendbares Recht und Verjährung klären

Bei Warenlieferungen zwischen deutschen und polnischen Unternehmen gilt häufig UN-Kaufrecht (CISG) und ergänzend nationales Recht. Das CISG selbst regelt die Verjährung nicht. Polen ist – anders als Deutschland – Vertragsstaat des UN-Übereinkommens über die Verjährung beim internationalen Warenkauf von 1974 (Frist: 4 Jahre), und polnische Gerichte haben es bei grenzüberschreitenden Kaufverträgen anstelle der polnischen 2-Jahres-Frist angewandt. Ob das Übereinkommen oder deutsches Verjährungsrecht greift, hängt vom anwendbaren Recht ab und sollte früh geprüft werden. Gilt polnisches Recht, verjähren Kaufpreisforderungen eines Unternehmers in der Regel in 2 Jahren und sonstige unternehmerische Forderungen in 3 Jahren, jeweils zum Ende des Kalenderjahres. Ein Schuldanerkenntnis unterbricht die Verjährung. Dafür kann schon ein formloses Anerkenntnis genügen, etwa eine Bitte um Ratenzahlung. Auch eine Klage unterbricht die Verjährung. Eine bereits verjährte Forderung lebt durch ein Anerkenntnis nicht wieder auf.

Schritt 3: Zinsen und Pauschale berechnen

Gilt polnisches Recht, stehen Ihnen im B2B-Verkehr zu:

• Verzugszinsen für Handelsgeschäfte: Referenzzinssatz der NBP + 10 Prozentpunkte,
• Entschädigungspauschale je Handelsgeschäft: 40 EUR (bis 5.000 PLN), 70 EUR (5.000–50.000 PLN), 100 EUR (über 50.000 PLN), umgerechnet in PLN. Sie steht ohne Mahnung und ohne Kostennachweis zu, auch wenn der Schuldner verspätet, aber noch vor einer Klage zahlt. Eine Pauschale je Rechnung ist am sichersten, wenn die Rechnungen getrennte Aufträge oder vereinbarte Raten betreffen; einige Gerichte haben Massenforderungen für viele Kleinrechnungen als rechtsmissbräuchlich angesehen,
• ggf. darüber hinausgehende angemessene Beitreibungskosten (z. B. zweckmäßige Inkassokosten, die das Gericht auf ein angemessenes Maß kürzen kann).

Schritt 4: Unterlagen sichern

Vertrag oder Auftragsbestätigung, AGB (mit Nachweis der Einbeziehung), Rechnungen, Lieferscheine und CMR-Frachtbriefe, Abnahmeprotokolle, E-Mail-Korrespondenz, Kontoauszüge sowie Nachweise über Mahnungen. Im polnischen Wirtschaftsprozess müssen Beweise frühzeitig und vollständig vorgelegt werden.

Schritt 5: Anwaltliche Zahlungsaufforderung auf Polnisch

Eine wezwanie do zapłaty von einer polnischen Kanzlei mit klarer Frist ist in vielen Fällen der Wendepunkt. Sie ist außerdem Voraussetzung für einige gerichtliche Schritte.

Schritt 6: Sicherheiten verhandeln

Bietet der Schuldner Ratenzahlung an, sollten Sie das nur gegen Sicherheit annehmen: schriftliches Schuldanerkenntnis, Blankowechsel (in Polen sehr verbreitet), notarielle Vollstreckungsunterwerfung (Art. 777 poln. ZPO), Registerpfand oder Bürgschaft des Gesellschafters.

Schritt 7: Gerichtlich vorgehen oder Insolvenzantrag prüfen

Bleibt die Zahlung aus, folgt der Zahlungsbefehl (→ Mahnverfahren & Europäischer Zahlungsbefehl). Klagen Sie in der vertraglich vereinbarten Währung. Ist eine in Polen zu erfüllende Schuld in Fremdwährung ausgedrückt, darf grundsätzlich der Schuldner in PLN zahlen. Der Gläubiger kann PLN nur verlangen, wenn der Schuldner in Verzug ist, und dann nur zum NBP-Mittelkurs am Tag der Zahlung; ein fester PLN-Betrag lässt sich daher nicht im Voraus beziffern. Ein polnisches Gericht hat eine Klage über einen festen PLN-Betrag abgewiesen, weil der Vertrag Zahlung in EUR vorsah; der Gläubiger muss dann erneut in EUR klagen. Ist der Schuldner offensichtlich zahlungsunfähig, kann auch ein Gläubiger einen Insolvenzantrag stellen. Zugleich sollte die persönliche Haftung der Geschäftsführer geprüft werden (→ Geschäftsführerhaftung (Art. 299 KSH)).